Chi redige la contabilità comprende per certo una cosa, ovvero che il tempo per fare tutto il proprio lavoro non è mai troppo. Per raggiungere un buon risultato la parola programmazione dovrà diventare il mantra da ripetere ogni giorno per centrare l’obiettivo desiderato.

Una buona programmazione parte dal determinare la mole del lavoro da fare e dal tempo disponibile considerando ovviamente le scadenze fiscali obbligatorie per una corretta gestione della contabilità aziendale.

Una volta determinato il periodo disponibile bisognerebbe passare alla programmazione giornaliera, dividendo per ogni giorno il lavoro in tanti obbiettivi possibili e realizzabili. Sembrano cose stupide ma puntualmente si arriva in affanno alle scadenze (Liquidazioni Iva, stipendi, F24, Bilanci, riconciliazione bancaria).

Basti pensare a come investiamo il nostro tempo libero; ebbene sì il tempo è come il denaro, puntualmente facciamo la dieta qualche mese prima delle vacanze, prendiamo decisioni importanti all’ultimo secondo o cambiamo una nostra abitudine, tipo il fumare, solo quando diventa deleteria. Siamo progettati per non fare programmi o se li facciamo per non rispettarli. Siamo troppo focalizzati al momento o troppo focalizzati al futuro. Quindi la parola programmazione è l’amica di chi ha intenzione di centrare un obiettivo e fare un buon lavoro.

In questo processo se supportati da un programma di contabilità aziendale sarà indispensabile una buona conoscenza di come lo stesso gestisce i vari passaggi e sarà fondamentale usare un programma flessibile.

La registrazione giorno per giorno dei documenti permette una riduzione del lavoro che spesso per prassi viene procrastinata all’ultimo momento. Che sia la gestione del magazzino o un altro lavoro da svolgere sul gestionale per Pmi, rispettare la gestione quotidiana è cosa saggia.

Non meno importante è la revisione del lavoro.

Spesso per velocizzare il lavoro si tende a correre nell’immissione dei dati oppure anche se viene volta con calma la redazione della contabilità, l’errore di numero o l’errore di classificazione è dietro l’angolo pertanto dopo aver inserito tutti i documenti, con cadenza periodica o a fine giornata, è sempre meglio ricontrollare.

Avere delle buone stampe di controllo e utilizzare un programma di gestione della contabilità aziendale flessibile e che possa accettare modifiche dei dati inseriti in modo veloce sarà un ottimo vantaggio.

Tra tutti gli adempimenti, i dichiarativi sono sicuramente quelli più delicati e che necessitano un maggiore controllo anche perché è una fase contabile che chiude il periodo di imposta e rende definitivo il lavoro svolto sino al momento in cui ci si avvia all’adempimento fiscale; l’esser supportati da liste a video, interattive e che consentano di approfondire il dato e la sua provenienza (in termini di documento o elaborazione e calcolo) sono un ottimo aiuto per rendere la verifica veloce e sicura.

In sintesi la gestione di una buona contabilità non può prescindere dall’utilizzo di un buon programma, che integri i vari aspetti di gestionale aziendale e li possa far colloquiare assieme come un direttore d’orchestra. Gestione Magazzino, Vendite, Ciclo Passivo infatti sono le aree di gestione aziendale dove si inseriscono spesso le informazioni che poi confluiscono e generano in automatico i dati contabili.

Comunque sia fatto il tuo programma di contabilità ordinaria è importante scegliere un programma conosciuto sul mercato, perché l’abito fa il monaco nella gestione contabile ed Edisoftware sa il fatto suo nella realizzazione di programmi.

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La scelta del gestionale a partita doppia per la propria azienda è una problematica che qualsiasi imprenditore si ritrova ad affrontare, poiché nella gestione dell’impresa è un passo fondamentale e obbligatario e al giorno d’oggi, disporre di un software gestionale aziendale che ci accompagni nella compilazione dei vari moduli, delle fatture, liquidazione iva, partita doppia e che sia ottimale per quelle che sono le singole necessità è una necessità sempre più sentita non solo per curare gli aspetti fiscali, ma proprio per avere una gestione completa dell’azienda che prenda in considerazione la situazione clienti, fornitori, scadenza e banche; aspetti che seppur bravo il nostro consulente di fiducia (commercialista) non ci gestisce.

Decisivo è partire e saper scegliere il software giusto perchè eventuale ripensamento può rilevarsi una situazione dannosa: per questo bisogna valutare alcuni fattori, per assicurarsi che abbiamo scelto il gestionale che fa al caso nostro e che ci possa accompagnare nel delicato processo di gestione contabile a partita doppia e non solo. 

Visto che parliamo di gestionali a partita doppia, specifichiamo cosa questo significhi: la partita doppia è quel metodo di scrittura contabile che consiste nel registrare simultaneamente le operazioni che avvengono all’interno dell’azienda, su due registri contabili, con lo scopo di determinare il reddito di uno specifico periodo, e controllare in modo più sistematico i movimenti monetari dell’impresa arrivando ad un bilancio di verifica che determini Costi e Ricavi, Attività e Passività, il risultato di impresa e relative imposte e tasse.

Possiamo sudpidere la categoria dei software gestionali in tre “fasce”: quella economica, per piccole o Micro imprese che fatturano poco mensilmente, con poche fatture da registrare e che e non necessitano di grandi implementazioni, se non avere gli strumenti essenziali per la gestione della contabilità generale ed un corretto supporto di formazione ed assistenza.

La fascia media invece si allarga a molte imprese e dispone di tutti gli strumenti “base” per poter svolgere le funzioni principali ed è sicuramente quello più utile per la maggior parte degli imprenditori perchè oltre ad occuparsi degli aspetti di partita doppia riesce a gestire aspetti gestionali dell’azienda come ad esempio ordini, produzione, crm.

La fascia alta, infine, è quella che si rivolge alle grandi aziende o multinazionali, spesso di produzione e tavolta integrati a loro volta a software spiecifici per il settore in cui tali aziende operano. 

I software della fascia medio-alta vengono spesso definiti erp perchè pentano nucleo di un sistema informativo che si amplia con la gestione delle risorse e del personale.

Di particolare attualità visto l’evolversi del mercato anche dell’eventale l’interfaccia verso prodotti di e-commerce.
Infatti se l’impresa offre, o ritiene importante nel futuro offrire servizi di shopping online oppure di pagamento tramite accredito bancario richiedibile dall’utente, è necessario avere a disposizione un gestionale che tenga conto di questa necessità e che si predisponga ad elaborare autonomamente i dati relativi a questi spostamenti di denaro e dei rispettivi movimenti contabili. 

Altri fattori secondari ma da tenere bene a mente, sono il tipo di licenza e la possibilità di personalizzare il gestionale scelto.
Oggi il mercato offrei perse soluzioni. Una forma più tradizionale con acquisto della licenza oppure soluzioni a noleggio o in Cloud con tempi di avviamento decisamente ridotti e costi contenuti. La scelta per quanto la si voglia fare entro un budget di spesa, ovviamente non deve andare a scapito della qualità del gestionale; software di scarsa qualità e magari a buon prezzo, con licenza illimitata, ma che vengono aggiornati di raro e con scarsi servizi di assistenza, sono ad esempio da evitare.

È invece utile rivolgersi a quelle aziende che cercano di stabilire un contatto continuo e diretto con il cliente, e che offrono assistenza in caso di problemi relativi all’installazione o utilizzo del gestionale scelto e in particolar modo, se si necessitano di implementazioni particolari per la propria impresa, scegliere le aziende esperte nel settore, che possano aiutarci a personalizzare il gestionale da una forma standard che contenga tutte le funzioni di contabilità generale, alle quali aggiungere dettagli strumentali per la gestione della propria impresa.

Le nostre soluzioni gestionali si caratterizzano per la loro modularità (principio secondo il quale un’azienda piccola compra ciò che serve aggiungenod funzionlità man mano che cresce. Sono seguite in tutta italia da una rete di oltre 140 Partner.

La prima nota contabile è quel registro non obbligatorio dove scrivere i movimenti dell’attività dell’azienda. E’ sempre consigliato tenere questo registro prima nota per poter redigere senza problemi la partita doppia sul libro giornale che invece è obbligatorio per legge. Ma come fare? Annotare tutti i movimenti contabili sulla prima nota si devono annotare tutti i movimenti economici e finanziari seguendo la data in cui avvengono. Va scritto tutti i giorni per tenerlo aggiornato e per usarlo in un secondo momento in sede di scritture più complesse per completarle e analizzarle.

La prima nota contabile non è un documento obbligatorio, ma può diventare un libro giornale quando viene numerato e bollato. E’ sicuramente indispensabile nella gestione di un’azienda perché in qualunque momento si può conoscere l’andamento e le operazioni svolte nell’attività. Non esiste un modo specifico per tenere la prima nota; può essere scritta a mano o al computer con excel o con un programma di prima nota specifico oppure con un software gestionale.

In ordine cronologico si raccolgono tutti gli eventi per data, riferimenti, descrizione e importo. Quindi ogni operazione dovrà avere la data, i riferimenti a fatture o ricevute o altro, l’importo, una buona descrizione e l’indicazione a movimenti di cassa o banca. Le operazioni più importanti da annotare Sul registro prima nota si devono scrivere le operazioni di incasso e pagamento fatture, i corrispettivi, i vari pagamenti delle paghe, affitti, assicurazioni, finanziamenti, i movimenti delle banche come prelevamenti e versamenti o bancomat, pagamenti con i vari modelli F24 per imposte o tasse, entrate e uscite di cassa. Si ricorda che una prima nota ordinata e fatta bene è il passo più importante per avere una contabilità corretta e quindi una possibilità in più per determinare il giusto carico fiscale delle tasse da pagare, oltre ad avere un quadro generale sull’andamento dell’attività.

Tuttavia, per le operazioni di cassa è bene avere anche un libro cassa o prima nota di cassa dove segnare le entrate e le uscite in Dare e Avere specificando come sulla prima nota la data, l’importo e la descrizione. Stessa cosa vale anche per il libro banche, senza dimenticare di fare i dovuti riferimenti sul registro prima nota. E quando si emette o si riceve una fattura bisogna segnarla sui registri Iva che sono: fatture emesse, corrispettivi e acquisti. Anche questi ultimi registri sono collegati con la prima nota contabile per i vari riferimenti. Consegna al commercialista dopo aver scritto per bene il registro prima nota e preparato gli scontrini, le fatture e così via, la documentazione viene passata al proprio commercialista mensilmente o trimestralmente. Ma la cosa principale da non dimenticare mai è che di solito ad ogni operazione segnata in prima nota deve corrispondere un riferimento o un documento che sia ricevuta o scontrino o altro.

Alla fine, per controllare tutti i movimenti e non fare errori è meglio utilizzare un software che registra la prima nota e tutti i suoi dettagli, con i contatti per ogni operazione, schede clienti e fornitori, varie categorie di pagamenti e quindi un quadro generale corretto e preciso che sia un valido aiuto per l’azienda in ogni momento.

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