La prima nota contabile è quel registro non obbligatorio dove scrivere i movimenti dell’attività dell’azienda. E’ sempre consigliato tenere questo registro prima nota per poter redigere senza problemi la partita doppia sul libro giornale che invece è obbligatorio per legge. Ma come fare? Annotare tutti i movimenti contabili sulla prima nota si devono annotare tutti i movimenti economici e finanziari seguendo la data in cui avvengono. Va scritto tutti i giorni per tenerlo aggiornato e per usarlo in un secondo momento in sede di scritture più complesse per completarle e analizzarle.
La prima nota contabile non è un documento obbligatorio, ma può diventare un libro giornale quando viene numerato e bollato. E’ sicuramente indispensabile nella gestione di un’azienda perché in qualunque momento si può conoscere l’andamento e le operazioni svolte nell’attività. Non esiste un modo specifico per tenere la prima nota; può essere scritta a mano o al computer con excel o con un programma di prima nota specifico oppure con un software gestionale.
In ordine cronologico si raccolgono tutti gli eventi per data, riferimenti, descrizione e importo. Quindi ogni operazione dovrà avere la data, i riferimenti a fatture o ricevute o altro, l’importo, una buona descrizione e l’indicazione a movimenti di cassa o banca. Le operazioni più importanti da annotare Sul registro prima nota si devono scrivere le operazioni di incasso e pagamento fatture, i corrispettivi, i vari pagamenti delle paghe, affitti, assicurazioni, finanziamenti, i movimenti delle banche come prelevamenti e versamenti o bancomat, pagamenti con i vari modelli F24 per imposte o tasse, entrate e uscite di cassa. Si ricorda che una prima nota ordinata e fatta bene è il passo più importante per avere una contabilità corretta e quindi una possibilità in più per determinare il giusto carico fiscale delle tasse da pagare, oltre ad avere un quadro generale sull’andamento dell’attività.
Tuttavia, per le operazioni di cassa è bene avere anche un libro cassa o prima nota di cassa dove segnare le entrate e le uscite in Dare e Avere specificando come sulla prima nota la data, l’importo e la descrizione. Stessa cosa vale anche per il libro banche, senza dimenticare di fare i dovuti riferimenti sul registro prima nota. E quando si emette o si riceve una fattura bisogna segnarla sui registri Iva che sono: fatture emesse, corrispettivi e acquisti. Anche questi ultimi registri sono collegati con la prima nota contabile per i vari riferimenti. Consegna al commercialista dopo aver scritto per bene il registro prima nota e preparato gli scontrini, le fatture e così via, la documentazione viene passata al proprio commercialista mensilmente o trimestralmente. Ma la cosa principale da non dimenticare mai è che di solito ad ogni operazione segnata in prima nota deve corrispondere un riferimento o un documento che sia ricevuta o scontrino o altro.
Alla fine, per controllare tutti i movimenti e non fare errori è meglio utilizzare un software che registra la prima nota e tutti i suoi dettagli, con i contatti per ogni operazione, schede clienti e fornitori, varie categorie di pagamenti e quindi un quadro generale corretto e preciso che sia un valido aiuto per l’azienda in ogni momento.
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