I processi aziendali hanno bisogno di un gestionale. Questa è una certezza. Pensare di poter gestire flussi e procedure senza l’aiuto di uno strumento all’avanguardia è pura utopia. Viviamo in un mercato dai ritmi velocissimi, che impongono di stare al passo coi tempi non solo per quanto riguarda il settore di competenza, ma soprattutto per il proprio EDP.
Molte aziende vincenti, già parecchi anni fa, hanno intuito che l’aspetto informatico è fondamentale. Di gestionali in giro c’è ne sono tanti, addirittura anche gratuiti, che possono adattarsi alle diverse esigenze. Se parliamo però di un’azienda medio-grande è ovvio che l’attenzione deve spostarsi su prodotti di una fascia superiore. Un software gestionale deve poterci assicurare l’automatismo di tutti i flussi aziendali. I gestionali gratuiti, non hanno necessariamente delle grosse falle ma possiamo ritenerli poco malleabili.
Come spesso accade, un’azienda ha bisogno di essere dinamica e cambiare determinate procedure in corso d’opera, aspetto poco presente nei programmi free. Gli applicativi gratuti hanno ovviamente pacchetti e funzionalità limitate. Quando cominceremo ad apprezzare i notevoli vantaggi del gestionale, potremmo trovarci in un forte disagio. Ci troveremo a spendere tempo e risorse inutilmente, siccome capiterà di arrivare al punto di aver bisogno di implementazioni e personalizzazioni che il suindicato software non potrà garantirci. Inoltre è abbastanza intuitivo capire che acquistare un prodotto che sia abbastanza standard può essere controproducente.
Come si può pensare che un gestionale per aziende commerciali sia egualmente efficiente di un gestionale per aziende meccaniche? E’ opportuno quindi ricercare delle aziende che hanno fra i clienti aziende simili alla nostra, in modo che siamo sicuri di relazionarci con persone che fanno del nostro settore il loro pane quotidiano. Nel caso di un’azienda commerciale, sarà molto importante la gestione del magazzino piuttosto che un’accurata anagrafica articoli. Viceversa, un’azienda meccanica avrà sicuramente bisogno di un ottimo programma che curi la produzione. Se andiamo ad analizzare la parola software gestionale ERP ne ricaviamo una definizione chiave.
L’ ERP “è un sistema di gestione, chiamato in informatica sistema informativo, che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.)” Cosa significa? Significa che un gestionale non diventa parte dell’azienda, ma se vogliamo, l’azienda stessa. Riservare un budget alto a questo tipo di servizio è fondamentale. Ipotizzare che un gestionale per aziende sia un qualcosa di relativo o superfluo è un gravissimo errore.
Attenzione però a non fare l’errore opposto. La chiave della scelta deve essere quella di acquistare un prodotto alla nostra misura. Cercare in maniera ossessiva il risparmio è assolutamente deleterio. Altrettanto sbagliato è cercare un prodotto che sia ben al di sopra delle nostre possibilità ma soprattutto necessità. Un gestionale vincente è un prodotto che viene personalizzato a seconda delle esigenze dell’azienda. Quindi è importante avvalersi di professionisti che ci seguano non solo nella fase di installazione, bensì ci diano certezza di darci un rapporto continuativo. Altro consiglio importante è installare i vari pacchetti poco alla volta.
Un gestionale completo, copre il 100% della nostra azienda, dalla gestione commerciale alla gestione del personale, passando per la contabilità. Cerchiamo di procedere poco alla volta, dando priorità ai flussi che possono velocemente dare una sterzata alle nostre procedure più macchinose. Il personale copre un ruolo chiave. Un buon gestionale non sostituisce l’aspetto umano, bensì lo migliora. Se un utente svolge un lavoro con un software risolutivo piuttosto che districarsi in procedure macchinose, la produzione e la qualità del lavoro migliora, questo deve essere l’obiettivo.
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