Durante il mio primo giorno di lavoro, mi passarono una serie di informazioni basiche su vari aspetti lavorativi, procedurali e con grande passione un mio collega mi parlò del “giorno del controllo” che ricorreva ogni 27 del mese.
Il capo della contabilità arrivava nel settore vendite che si occupava anche gli acquisti con un faldone di prestampe delle fatture e distribuiva un malloppo a testa da verificare e integrare, perché tanti prodotti erano con prezzi di vendita non corretta.
Vi chiederete come fosse possibile, eppure gestivamo tanti clienti che ordinavano pezzi su misura dei quali chiedevamo preventivo al fornitore che ci dava indicazioni di grandezza e comunicavamo via agente l’offerta al cliente sempre di stima.
Tutto questo generava alla fine il caricamento di un’ordine che spesso aveva dei prezzi non esatti e discordanti dai costi + % di ricarica previsti rispetto alla fattura che inviava infine il fornitore.
Il 27 era la giornata più brutta del mese, il clima era davvero pesante e più alto era il plico che ricevevi più erano i controlli da fare.
Capivi che non eri stato puntuale nell’aggiornare i dati nei vari sistemi e perdevi tantissimo tempo a recuperare tutti i documenti, fax, offerte che avevano generato la fornitura da fatturare.
I sistemi in cui inserivamo i dati erano distinti per le vendite e magazzino e dall’altra parte c’era la contabilità che riceveva le fatture dei fornitori e non riusciva ad associare la vendita relativa.
L’aggiornamento comportava l’andare a ritoccare una lunga serie di schede: la conferma preventivo del fornitore, l’offerta al cliente, l’ordine fornitore e cliente e le relative bolle, per ultima la fattura di vendita che avevamo sottomano.
L’azienda, finalmente, decise di passare ad un organizzazione per processi al posto della vecchia per competenze e in contemporanea di migrare dall’AS400 ad un nuovo software gestionale che facilitasse questa evoluzione.
C’era un gran fermento tra i dipendenti di tutte le varie aree, la prima difficoltà incontrata era cominciare ad usare il mouse, ebbene sì, l’AS400 fine anni ‘90 si usava spostandoti tra i campi con il TAB della tastiera, ve lo ricordate?
Gli impiegati più anziani in contabilità erano quasi terrorizzati da questo cambiamento e ogni tanto sorridevo nell’aiutare qualche collega a ritrovare il cursore del mouse che era sparito dal video…
Mi ricordo che il fatto di avere delle responsabilità di un intero processo che non iniziava e finiva da quello che effettivamente facevo io, ma che governava una serie di attività trasversali dalla contabilità, agli acquisti, alle vendite, al magazzino e alla logistica mi faceva sentire partecipe in maniera più pragmatica della vita di tutta l’azienda. Il movimentare un documento nel gestionale generava una serie di altre azioni che venivano utilizzate negli altri settori.
Dopo qualche settimana dal cambiamento tutti cominciarono a trarne benefici.
Il capo della contabilità non lo abbiamo più visto arrivare il 27 del mese e devo dire che col tempo è diventato anche più simpatico, senza quella mole di carta rideva più spesso.
I colleghi in contabilità non credevano ai loro occhi quando per risolvere i casi di disallineamento prezzi bastava movimentare un unico documento affinché tutto a caduta si aggiornasse.
La produzione e il magazzino potevano controllare scorte e approvvigionamenti in qualsiasi momento sapendo di avere dati certi così come chi deve fare analisi e controllo di gestione può prendere decisioni con cognizione di causa.
Il mercato oggi è in continuo movimento e con processi sempre più complessi.
Cogliere con puntualità accelerate o rallentamenti è un aspetto cruciale per il benessere dell’azienda.
Lo scopo principale della contabilità d’impresa è riuscire ad identificare gli utili o eventuali perdite di esercizio, attraverso un’analisi del Bilancio generato da stato patrimoniale e conto economico
Per essere prodotto sia lo stato patrimoniale che il conto economico hanno bisogno della registrazione puntuale di tutti i movimenti che avvengono nei processi aziendali relativi a ricavi e costi.
In azienda dobbiamo gestire, Contabilità Generale ed IVA, Riclassificazioni di Bilancio, Bilanci Consolidati, Provvisorie, Effetti, Incassi e Pagamenti, Scadenze, Cespiti, Percipienti, Solleciti di Pagamento, File Telematici (Intrastat, Black List, Spesometro)…
Solo ad elencarli viene il mal di testa!
Questi aspetti devono essere gestiti dalla contabilità affinché si possa effettuare una corretta analisi che ci aiuti a capire se il termometro segna febbre o la nostra azienda gode di ottima salute.
I dati ci servono molto spesso per prendere decisioni contingenti, aver sempre a portata di mouse o di Touch la possibilità di analizzare gli andamenti dei vari centri di costo dell’azienda senza perder tempo a cercare di metterli insieme, porta a sapere sempre, in qualsiasi momento “Quanto vale la Tua azienda”
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Sotto il video del modulo della contabilità
