Cosa significa “Digitalizzazione” in azienda? Basta davvero convertire i documenti cartacei in pdf per poter effettuare un processo di evoluzione?
Per molto tempo si è parlato della dematerializzazione dei documenti aziendali come di un percorso che avrebbe potuto portare ad una maggiore agilità ed economicità dei processi aziendali. Eppure non è solamente convertendo dei documenti cartacei in PDF che un business può davvero evolversi.
In realtà la dematerializzazione dei documenti cartacei è un’ottima cosa, ma è solo il primo dei gradini per arrivare alla digitalizzazione e vederne così realmente i vantaggi e la redditività che ne derivano.
Quindi, per Digitalizzazione dei processi aziendali, si intende un vero e proprio modello organizzativo grazie al quale un’azienda può gestire in modo integrato, efficace e collaborativo tutte le proprie attività, eliminando così qualsivoglia rallentamento o rischio.
Ci sono vantaggi nella Digitalizzazione?
Noi ne vediamo molti..
Un’azienda che può contare sulla digitalizzazione dei propri processi può permettersi una mappatura completa e reale delle proprie attività, così da poter intervenire in tempo consono con azioni correttive, per migliorare in modo puntuale le proprie performance. In questo modo si può agire per migliorare il coordinamento tra le varie unità aziendali, come ad esempio:
- prendere decisioni razionali su dati in tempo reale
- aggiornare gli obiettivi
- ridurre gli sprechi di tempo e di risorse
- condividere le informazioni
- mettere in piedi un meccanismo di miglioramento continuo delle attività aziendali
In sintesi, quindi, la digitalizzazione permette di risparmiare sulle tempistiche e sui costi, oltre a garantire un più alto livello di performance.
Come avrete già intuito, per ottenere tutti questi benefici da un processo di digitalizzazione, occorre però sedersi a tavolino e ripensare concretamente l’intera organizzazione delle attività, dai processi amministrativi, contabili, organizzativi, produttivi, etc
Ad oggi assistiamo sempre più spesso alla digitalizzazione dei processi commerciali verso i clienti ed i fornitori. Dalla ricerca e dalla scelta del partner di business (cliente o fornitore), alla definizione di un contratto, all’invio di un ordine, alla gestione della logistica e della fornitura o erogazione che ne consegue, alla fatturazione e il relativo incasso/pagamento. Tra i paletti però c’è spesso una importante distanza organizzativa tra l’inizio e la fine di questo processo, caratterizzata da molti passaggi all’interno di funzioni diverse e anche con terze parti esterne all’ organizzazione, che implicano interazioni frequenti con la controparte.
Per questo motivo finora i progetti di ridisegno dei processi hanno impattato prevalentemente specifiche “fasi” di questo catena di attività (la fatturazione, la gestione degli ordini, l’organizzazione delle spedizioni, la selezione dei fornitori e così via), oppure solo alcune relazioni particolari (quelle più frequenti, più elevate per volumi e/o valori in gioco, quelle più strategiche e via dicendo).
Quindi la trasformazione digitale è già ampliamente in atto, anche se genera preoccupazioni e ansia sugli impatti che avrà sulle nostre condizioni di vita, il nostro modo di lavorare, il modo in cui viviamo e il nostro modo di consumare.
Le opportunità però sono davvero molte, con strumenti disponibili e consolidati sia dal punto di vista tecnologico (si pensi all’EDI, ai portali B2b, all’eSourcing, ai contratti digitali, ai Documenti di Trasporto digitali, alla Fatturazione Elettronica, alle opportunità del Supply Chain Finance e così via) sia da quello normativo (si pensi agli incentivi per chi fa Fatturazione Elettronica B2b, alla regole per fare Conservazione Digitale, ai regolamenti sulle modalità di identificazione, sottoscrizione e via dicendo).
Nella maggior parte dei settori lo scenario sta quindi cambiando rapidamente. Non solo sono interi settori ad essere impattati, come i media e l’ intrattenimento, l’energia e la distribuzione, per citarne alcuni, ma sono gli impatti all’interno delle imprese che richiedono velocità di risposta più veloci di sempre.
Ancora più importante risulterà l’impattonell’ambito di connessione e networking, in relazione all’ esplosione di servizi di rete abilitati dalle tecnologie digitali. Questi servizi sono presenti in settori consolidati come trasporti, distribuzione organizzata, servizi bancari, il funzionamento dei mercati e degli scambi. Ma ora, le tecnologie digitali abilitano lo sviluppo incredibilmente efficace di questi ed altri tipi di servizi. Pensiamo solo ai più famosi: Spotify, Netflix, Uber, Airbnb, Amazon, eBay, Facebook, Google, solo per citarne alcuni.
Anche i servizi professionali non saranno immuni dalla rivoluzione digitale. Studi legali, consulenti di gestione, architetti, ingegneri, servizi sanitari, revisori, certificatori e altro ancora. Tutti questi servizi professionali stanno diventando sempre più efficienti attraverso l’uso di strumenti digitali, banche dati globali, piattaforme di collaborazione, e soluzioni di comunicazione.
In sintesi, la sfida per tutte le imprese consiste nel riconoscere che il digitale trasformerà velocemente il modo in cui si crea valore. Non è più il tempo in cui si può attendere che l’innovazione faccia il suo corso per poi adottare approcci imitativi, in quanto:
• tutti i modelli di business saranno digitali
• il digitale renderà ancora più importante la configurazione dei modelli di business
• il cambiamento influirà anche sul disegno organizzativo e sulla capacità integrare i modelli di business nell’ambito di ecosistemi ampi e complessi.
Resistenza al cambiamento?
Ad oggi in effetti però troviamo ancora un po’ di resistenza da parte delle aziende ad intraprendere un processo di digitalizzazione
Analizziamo la Fatturazione Elettronica le cui agevolazioni sono in pratica quasi ignorate.
Poche infatti, le adesioni alla fattura elettronica tra privati, nonostante i benefici e le semplificazioni fiscali previste dal governo: niente obbligo Spesometro, comunicazione operazioni paesi black list, semplificazioni nelle comunicazioni IVA, rimborsi IVA prioritari senza più visto di conformità sopra i 15mila euro, riduzione di un anno dei termini di accertamento.
Ad oggi, secondo i dati dell’Agenzia delle Entrate sono solo 6mila le partite IVA che hanno esercitato l’opzione (che scadeva il 31 marzo), stabilita dall’articolo 1 del decreto legislativo n. 127 del 2015 per la “trasmissione telematica dei dati delle fatture” (emesse e ricevute, nonché delle relative note di variazione) all’Agenzia delle Entrate, e che quindi per il 2017 e i 4 anni successivi potranno godere di tali benefici fiscali legati alla fattura elettronica. Un’adesione piuttosto scarsa, che l’Agenzia delle Entrate giustifica soprattutto con l’elemento di novità del processo che genera una naturale incertezza negli operatori.
Diversa la situazione della fattura elettronica verso la PA, ormai obbligatoria da due anni: qui i fornitori che hanno digitalizzato i propri processi di fatturazione sono quasi un milione.
Insomma in Italia sembra che le potenzialità per una buona diffusione della digitalizzazione ci siano, manca però lo sprint giusto, forse anche per colpa di un blocco culturale che non consente di sfruttare a pieno i vantaggi e le potenzialità di crescita offerte da strumenti tecnologici come la fatturazione elettronica, che non si fermano a quelli fiscali introdotti dal Governo, ma che riguardano strettamente la gestione del proprio business semplificando, velocizzando e rendendo meno costose e più efficienti le operazioni.
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