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Gestionale

 

Consigli pratici sull’utilizzo del Gestionale.

In questa sezione potrete approfondire le funzionalità dei Gestionali EdiSoftware.

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Il Flusso Contabile - Seconda Parte

 

Riprendiamo la descrizione del Flusso Contabile così come viene gestito dal Gestionale Intelligente.

 

DISTINTE INCASSI E PAGAMENTI


All'interno del gestionale esistono procedure che permettono di gestire gli incassi e i pagamenti delle scadenze in maniera massiva al fine di generare in maniera automatica registrazioni contabili per data scadenza.
La generazione delle varie distinte dipende dalle maschere di Distinta Incassi e pagamenti, che permettono di importare un certo numero di scadenze aperte associate a piu anagrafiche clienti e fornitori, per poi essere contabilizzate in maniera massiva e automatica attraverso la procedura di contabilizzazione incassi e pagamenti.


Per quanto riguarda poi i pagamenti si potrà procedere alla generazione del file bonifici da inviare alla banca.


Andiamo ad analizzare il flusso legato ai pagamenti che sarà speculare a quello degli incassi.


La ditta freebikes decide di pagare massivamente i suoi fornitori per rate con scadenza fino a fine mese.
Accedendo alla maschera di distinta pagamenti l'utente procedere ad inserire i dati di testa della distinta riportandone la data e la banca o il conto cassa utilizzato per il pagamento.


Per quanto riguarda il numero della distinta lo stesso potrà essere manuale o associato ad una specifica numerazione in base a quando definito all'interno dei parametri azienda nella sezione di contabilità.
Attraverso il bottone "importazioni" si andrà a scegliere le date di scadenza che nel nostro caso saranno tutte le scadenze fino a fine mese. La maschera pèermettera di gestire ulteriori filtri per visualizzare solo le scadenze appartenenti ad una specifica anagrafica, parita, tipologia pagamento,  e si potranno considerare anche le eventuali rate provvisiorie e le rate clienti. Nel caso in cui infatti un fornitore sia anche cliente sarà possibile effettuare il pagamento per la sola differenza tra le rate aperte come fornitore e le rate aperte come cliente.
Per tutte le rate verrà indicato l'importo in chiusura e l'importo pagato uguale al totale dell'importo della rata. Variando l'importo in chiusura sarà possibile chiudere la scadenza per il valore indicato. In questo caso la rata risulterà ancora aperta per la differenza. Variando invece l'importo pagato verrà aggiornato il campo  arrotondamento per la differenza tra l'importo in chiusura e quello pagato e all'atto della contabilizzazione verrà rilevato il relativo abbuono. Sarà comunque possibile editare direttamente il campo arrotondamento.
Per le chiusure relative a pagamenti di percipienti, dove in fattura era stata definita una parcella, verrà inoltre visualizzato in griglia, anche il saldo netto ossia il saldo effettivo da pagare al percipiente al netto delle trattenute. Inoltre verrà abilitato un bottone in alto a destra della maschera nel quale vengono specificati i vari importi legati alla ritenuta d'acconto, inps, inail ed enasarco.
All'interno dei bottoni posti in alto nella maschera è possibile richiamare dalle azioni la funzionalità di Chiusura automatica che permette di indicare un importo da pagare/incassare in maniera automatica. La procedura si preoccuperà di infatti selezionare automaticamente le rate da chiudere fino al raggiungimento dell'importo indicato.
La griglia poi presenterà una serie di campi identificativi del documento che ha generato la scadenza come il numero documento, la data, la condizione di pagamento e via di seguito.
Sarà inoltre riportata anche l'indicazione della banca di default del fornitore. Al fine di generare l'eventuale file di bonifico da spedire alla banca sarà necessario verificare che tutti i fornitori abbiano indicato la banca, ed eventualmente inserira a mano recuperando l'informazione dall'elenco, diversamente il file bonifici non potrà venir creato.
Una volta selezionate i record da pagare attraverso il bottone conferma sarà possibile importare le scadenze all'interno della maschera della distinta.
All'interno della griglia di righe scadenza verrà riportato l'elenco dei fornitori per i quali di sta procedendo al pagamento, mentre nel dettaglio scadenze verranno riportare le scadenze da chiudere in base al fornitore selezionato nella griglia superiore.
La conferma della distinta non generà ancora alcuna movimetanzione contabile.
Attraverso in bottone collegamenti sarà invece possibile procedere sia alla generazione del file bonifici che alla contabilizzazione.

OPERAZIONI MASSIVE SULLE DISTINTE INCASSI E PAGAMENTI: GENERAZIONE FILE BONIFICI E CONTABILIZZAZIONE DISTINTE


Una volta generata una distinta incassi o pagamenti l'utente potrà procedere alla sua contabilizzazione e, nel caso di distinta pagamenti si potrà generare anche il file bonifici da spedire alla banca.
Le procedure massive che permettono tale operazione potranno essere richiamate dall'area amministrazione - incassi e pagamenti oppure accedendo al pop up presente sulle distinte. Si tratta di procedure guidate che seguono l'utente passo passo nella propria operatività.

GLI EFFETTI


La ricevuta bancaria è un semplice documento che consente ad un'impresa una più agevole riscossione del credito mediante l'utilizzo del servizio bancario, si tratta infatti di un documento predisposto dalle banche e da queste, rilasciato ai propri clienti.
Le modalità di presentazione degli effetti alla banca previste dal gesionale sono:

 

  • Salvo buon fine (S.b.f)
  • Allo Sconto.


Attraverso la definizione una distinta effetti è possibile generare e effettuare la manutenzione delle distinte degli effetti, nonché di controllare lo stato degli effetti nelle fasi successive alla presentazione ed infine generare i file riba da inviare all’istituto di credito.
La possibilità di gestire un'unica distinta effetti gli incassi relativi a  clienti diversi  e quindi chiudere massivamente delle scadenze sfruttando come elemento comune la data di scadenza delle partite, permette all’utente una rapidità nelle operazioni che garantiscono una miglior efficienza del piano amministrativo.
La ditta freebikes genera una distinta effetti per le riba con rate che scadono a fine mese, all'interno della banca viene gestita una presentazine SBF.
Una volta aperta la maschera della disinta effetti sarà necessario indicare la banca azienda di presentazione che verrà richiamata dall'elenco. Automaticamente verrà proposto il tipo di presentazione definito sull'anagrafica della banca che sarà nel nostro caso SBF. La differenza tra una distinta SBF e allo sconto verrà rilevata al momento della presentazione. Nel caso di SBF la presentazione permetterà di chiudere il cliente ad un conto transitorio di portafoglio. Al momento dell'incasso verrà quindi fatto il giroconto tra il conto transitorio e quello effettivo della banca. Nel caso invece di distinta allo sconto la presentazione andrà a chiudere il cliente direttamente al conto banca senza quindi gestire il passaggio intermedio che viene fatto nella presentazione SBF.
Per quanto riguarda il numero della distinta lo stesso potrà essere manuale o associato ad una specifica numerazione in base a quando definito all'interno dei parametri azienda nella sezione di contabilità.
Attraverso il bottone "importazioni" si andrà a scegliere le date di scadenza che nel nostro caso saranno tutte le rate con scadenza fine del mese. La maschera pèermettera di gestire ulteriori filtri per visualizzare solo le scadenze appartenenti ad una specifica anagrafica, parita, tipologia pagamento, banca eccetera.
A questo punto si potranno selezionare le scadenze di interesse . La griglia presenterà una serie di campi identificativi del documento che ha generato la scadenza come il numero documento, la data, la condizione di pagamento e via di seguito.
Sarà inoltre riportata anche l'indicazione della banca di default del cliente. Al fine di generare l'eventuale file RIBA sarà quindi necessario verificare che tutti i clienti abbiano indicato la banca, ed eventualmente inserira a mano recuperando l'informazione dall'elenco, diversamente il file non potrà venir creato.
Una volta selezionate i record da incassare attraverso il bottone conferma sarà possibile importare le scadenze all'interno della maschera della distinta.
All'interno della griglia di righe scadenza verrà riportato l'elenco dei clienti per i quali di sta procedendo al pagamento, e lo stato dell'effetto che in questo momento risulterà ancora "da emettere" mentre nel dettaglio scadenze verranno riportare le scadenze da chiudere in base al cliente selezionato nella griglia superiore.
La conferma della distinta non generà ancora alcuna movimetanzione contabile.
Attraverso in bottone collegamenti sarà invece possibile procedere sia alla generazione del file riba che alla contabilizzazione. Per maggiori informazioni in merito si rimanda al capitolo dedicato.

OPERAZIONI MASSIVE SULLE DISTINTE EFFETTI: GENERAZIONE FILE RIBA E CONTABILIZZAZIONE DISTINTE


Una volta generata una distinta effetti l'utente potrà procedere alla sua contabilizzazione e generare anche il file riba da spedire alla banca.
Le procedure massive che permettono tale operazione potranno essere richiamate dall'area amministrazione oppure accedendo al pop up presente sulle distinte. Si tratta di procedure guidate che seguono l'utente passo passo nella propria operatività.

LE REGISTRAZIONI PROVVISORIE E LA LORO CONTABILIZZAZIONE

Attraverso le prime note documenti e contabili provvisore l'utente ha la possibilità di registrare dei fatti amministrativi in maniera provvisoria, ossia delle scritture cui non viene assegnato un protocollo di registrazione legato al sezionale di appartenenza.
Ciò significa quindi che l’operatore ha la possibilità di inserire delle registrazioni che non verranno considerate nelle stampe fiscali fintanto che non vengono contabilizzate in definitivo.
I vantaggi dell'utilizzo di registrazioni provvisorie sono molteplici. Si potranno ad esempio registrare documenti o movimenti contabili futuri non certi senza correre il rischio di inserire delle registrazioni che in seconda battuta potrebbe essere necessario modificare o eliminare.
Uno degli utilizzi più classici delle prime note provvisore è l'utilizzo delle stesse per inserire le fatture ricevute percipienti al fine di rilevare l'importo di ritenuta d'acconto da pagare per conto del percipiente all'erario.
In questo modo al momento della registrazione della prima nota contabile di pagamento l'utente potrà selezionare tra le rate quelle provvisore e procedere alla chiusura della scadenza che comprende sia l'importo da pagare al fornitore che quello della ritenuta.
Una volta che il percipiente è stato pagato lo stesso invia la fattura ricevuta all'azienda.
Avendola già registrato in provvisorio sarà a questo punto sufficiente renderla definitiva attraverso la maschera di contabilizzazione provvisorie.
La procedura guidata permettera all'utente di selezionare le registrazioni in base ad una serie di filtri.
Attraverso la fase di impostazioni si potrà invece indicare se mantenere la vecchia data di registrazione o scegliere una nuova data, e si potrà Esegure il Contollo su scadenze già chiuse”. Attivando il parametro la procedura verifica, nel caso in cui ci siano scadenze provvisorie che chiudono scadenze definitive, che queste ultime non siano state nel frattempo chiuse da registrazioni definitive.
Attraverso la fase di selezione l'utente andrà a selezionare le prime note di interesse che nel nostro caso sarà la fattura ricevuta precedentemente inserita.
Simulazione e lista di controllo verificano eventuali problematiche e nel caso in cui sia tutto corretto si potrà procedere alla fase di esito che andrà a generare la fattura ricevuta direttamente in prima nota documenti e a eliminare la copia presente sulle prime note provvisorie.