Spediban srl nasce a Pianborno (BS) nel 1998. Azienda di servizi che opera nel settore degli autotrasporti, nel 2001 stabilisce la sua sede operativa a Darfo Boario Terme, nel cuore della Valcamonica.

 

 

 

logo-spedibanUn’azienda con 8 dipendenti che gestisce ogni anno più di 23.000 trasporti, con picchi di 100 viaggi nel giro di ventiquattro ore e con un incremento nel 2008 pari al 14% rispetto all’anno precedente.

 

 

foto-spedibanLe esigenze

“Per le aziende che operano nel settore dell'autotrasporto e dell’intermediazione – spiega il sig. Gilberto Taboni, responsabile EDP di Spediban – è fondamentale adottare degli strumenti che permettano di semplificare ed ottimizzare tutto il processo relativo alla gestione degli ordini di trasporto, dall’acquisizione alla fatturazione. Con volumi di duemila viaggi mensili e con imprevisti di ogni tipo, l’efficacia nella gestione dell’informazione assume un’importanza basilare”.
“Abbiamo valutato molti software prima di adottare Onda – spiega Taboni – ma tutti presentavano la caratteristica della poca facilità di personalizzazione. Le informazioni dovevano essere inserite in maschere diverse, con l’inevitabile conseguenza di perdita di tempo da parte dell’operatore e difficoltà nel reperire successivamente i dati caricati”.
Spediban è conosciuta per la sua serietà nel rispetto delle commesse e le caratteristiche del software di gestione dovevano essere tali da permettere una scrupolosa osservanza dei tempi di consegna: una gestione del lavoro efficace si traduceva quindi nella possibilità di avere una maschera unica dove poter tenere sotto controllo i viaggi, con l’indicazione di data di partenza, tipo di carico e destinazione. Nel contempo era importante snellire il processo di fatturazione degli ordini, ma nel contempo, monitorare la parte di fatturazione passiva, per avere un accesso in tempo reale ai dati delle fatture per controllare gli addebiti e i vettori. Le esigenze

 

 

Le soluzioni

Il processo di lavoro in Spediban si innesca con l’arrivo dell’ordine di trasporto. L’intero ciclo commerciale viene gestito tramite TRANSPO, la soluzione dedicata agli autotrasportatori sviluppata da Zerogroup, dove, in un’unica maschera, è possibile inserire tutti i riferimenti legati al trasporto effettuato per conto del cliente, con le destinazioni e i mezzi che lo portano a compimento, per procedere ad identificare anche eventuali non conformità nel pieno rispetto delle specifiche dettate dalla Certificazione sulla qualità.
Grazie all’intuitivo cruscotto l’operatore è in grado di gestire quindi le informazioni riferite al cliente ma anche ai fornitori, andando a modificare, ad esempio, le tariffe del cliente in base al tipo di vettore scelto, tutto in tempo reale.
L’imperatività dell’ottimizzazione delle tempistiche di gestione del dato, spiega Giuseppe Dal Zovo di Zerogroup – ci ha portati ad integrare una soluzione di messaggistica al fine di automatizzare il rapporto con il fornitore. “Una volta assegnato il trasportatore del carico, il programma genera con un click l’ordine a fornitore, inviato in automatico via fax direttamente al destinatario. Un efficace sistema di semafori propone a livello visivo il buon esito della comunicazione”.
Grazie ad una specifica maschera poi, l’ufficio traffico ha sempre sotto controllo la situazione degli ordini ancora da assegnare, visualizzati in ordine di data o per commessa, in modo da verificare in tempo reale la merce ancora da evadere.
A questo punto il programma propone in automatico la lista dei trasportatori preferiti, che sono censiti in anagrafica secondo la provincia in cui operano e il numero di mezzi a disposizione.
Scelto il fornitore adatto è possibile indicare la targa del mezzo in modo da tracciare il trasporto e, nel contempo, ottemperare a specifiche disposizioni in campo, ad esempio, del trasporto rifiuti dove l’autorizzazione alla tratta è data alla singola targa.
In questa fase l’ordine passa allo stato assegnato e l’ufficio traffico può monitorare efficacemente il rispetto delle consegne.
Il ciclo si conclude quando il reparto commerciale, cambiando lo stato dell’ordine in “effettuato”, rende disponibile l’ordine per il normale processo di fatturazione in Onda. 


I vantaggi

“Il principale vantaggio ottenuto dalla’aver adottato il software Onda- ci spiega Taboni – è stata la facilità con cui è stato possibile modellarlo secondo le nostre esigenze. Grazie alla soluzione TRANSPO, completamente integrata al gestionale, i tempi di inserimento degli ordini di viaggio si sono notevolmente ridotti, e gli errori dovuti alle imputazioni manuali dei dati si sono azzerati.
Le informazioni sono subito accessibili da tutti gli operatori, e grazie ad efficaci liste di interrogazione sui viaggi effettuati, la nostra amministrazione è in grado in qualsiasi momento di effettuare controlli di congruità sui documenti mancanti.
Grazie al sistema di messaggistica fax integrato è possibile dialogare quasi in tempo reale con il fornitore: possiamo infatti inviargli l’ordine di acquisto relativo al trasporto oppure sollecitare l’invio della sua fattura in modo da registrarla in contabilità.
Abbiamo quindi raggiunto un duplice scopo: i tempi di rispetto nell’evasione delle commesse sono rapidi e i clienti sono soddisfatti. Inoltre l’attenta analisi di ogni fase del ciclo del dato ci consente di tenere sotto controllo i costi ottimizzando i risultati”.


Scheda

azienda: Spediban S.r.l.
sede: Darfo Boario Terme (BS)
settore merceologico: Servizi
tipo di attività:  Autotraporti
soluzione adottata: onda
funzionalità: Amministrativa, Vendite, Acquisti, Magazzino
posti di lavoro: 4