Leader in Italia per numero di siti in Hosting e domini registrati, Aruba S.p.a. è una realtà che conta ad oggi 1 milione e mezzo di clienti.

 

 

 

logo-arubaNasce ad Arezzo nel 1996 per la fornitura di collegamenti ad Internet, ponendosi sin dall’inizio l’obiettivo di rendere il web accessibile a tutti, proponendosi al mercato con prezzi aggressivi ed abbattendo i costi del servizio che sino a quel momento erano stati altissimi e quindi riservati a pochi.

Nel 2000 Aruba comincia l’attività di Web Hosting e da quel momento l’ascesa della società è inarrestabile: oggi il gruppo Aruba conta un numero pari a 430 dipendenti, più di 3.000 mq di data center e circa 18 sedi sia in italia che all’estero.

Sempre attento agli sviluppi del mercato, il Gruppo Aruba ha diversificato la sua offerta per riuscire a soddisfare a 360 gradi le esigenze dei propri clienti. Con Aruba Pec la società si è affacciata nel campo della sicurezza informatica fornendo servizi di posta elettronica certificata e firme digitali. Con l’ultima nata, Aruba Media Marketing si occupa, invece, di pubblicità on line.

 

Le esigenze

Omero Narducci, Direttore Finanziario di Aruba S.p.A., ci racconta di quando una mattina, raggiunta la sede di Aruba, il software di contabilità in uso ai tempi si fosse “arreso” giunti alla quota di 66.000 anagrafiche.

“Per una realtà in rapidissima evoluzione come Aruba, era necessario dotarsi di un software gestionale che si poggiasse su un database solido ma allo stesso tempo flessibile e scalabile, che permettesse la gestione delle anagrafiche e delle relative fatture dei clienti, in continuo aumento”.

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Per snellire ed automatizzare il numero di richieste che arrivavano tramite internet, si rendeva inoltre necessario integrare il sistema di e-commerce con i pagamenti e la fatturazione. Gli ordini infatti provengono da una procedura web attraverso la quale i clienti richiedono l’attivazione di determinati servizi (registrazione di un dominio, spazio web, caselle di posta elettronica, etc).
L’importazione dell’ordine a sistema doveva avvenire in maniera automatica e solamente all’avvenuto pagamento della somma di anticipo.
Da qui nasceva l’esigenza di gestire la fatturazione automatica direttamente da ordine ma con la problematica di una corretta gestione degli anticipi.

Al fini di snellire ulteriormente i processi, dopo l’acquisizione degli ordini da cliente l’azienda necessitava di generare in modo automatico gli ordini a fornitore. Questa operazione doveva avvenire dopo l’attivazione del servizio richiesto e quindi dopo aver definito il periodo di attivazione e competenza del risconto passivo.

 

Le soluzioni

“Con la scelta di oceanoiQ – ci illustra il sig. Narducci – abbiamo da subito risolto la problematica inerente la saturazione del database. Il motore SQL Server offre infatti un’efficiente archiviazione dei dati per consentire di gestire e ridimensionare grandi quantità di informazioni. Oggi, con oltre 4 milioni di documenti annui e 1,5 milioni di anagrafiche da gestire la solidità e la scalabilità del prodotto danno ragione alla nostra scelta”.

Per integrare la procedura web di acquisizione ordini con oceanoiQ, è stato realizzato un sistema esterno che, leggendo le informazioni dal database di partenza, utilizza i Business Object del ciclo attivo per generare l’ordine. La procedura inoltre, prevede l’inserimento automatico di un nuovo cliente nel caso in cui questo non fosse censito in anagrafica, effettuando un controllo univoco sulla partita iva.

Dopo la fase di acquisizione dell’ordine, una procedura batch automatica procede con la fatturazione differita. In ogni documento (contabile, vendita o di acquisto) vengono gestiti i risconti attivi e passivi tramite la riga di contropartita inserita nel documento o movimento contabile.

“Per poter gestire efficacemente gli anticipi – ci illustra Narducci - abbiamo differenziato le tipologie di fatture. Quando viene inserita una fattura a saldo, la procedura è in grado di risalire a tutte le fatture di anticipo partendo dalla più vecchia. In questo modo riusciamo ad avere più fatture di anticipo con chiusure parziali o totali da parte delle fatture a saldo successivamente inserite.
La fatturazione differita da ordine riconosce le diverse tipologie di fattura ed effettua le operazioni corrette su quelle a saldo”.

Effettuando poi opportune selezioni sulle righe degli ordini da cliente è possibile generare automaticamente i corrispondenti ordini a fornitore con importi ed informazioni sui pagamenti presi dall’anagrafica articoli e dai listini associati al fornitore preferenziale.

I vantaggi

“Scegliendo oceanoiQ di EdiSoftware – racconta con un sorriso Omero Narducci – ci siamo assicurati una crescita illimitata… Il motore su cui si base l’applicativo, SQL Server, è infatti sinonimo di scalabilità, oltre che di sicurezza, per noi fondamentale vista la quantità di dati trattati”.

OceanoiQ ci ha permesso inoltre di automatizzare l’intera operatività dall’ acquisizione degli ordini dal web, all’ evasione, dalla fatturazione differita all’ordine a fornitore per i servizi in outsourcing.

L’adozione di oceanoiQ ha consentito quindi di ridisegnare il workflow aziendale e di reingegnerizzare tutti i processi operativi, automatizzandoli al fine di ridurre considerevolmente i costi dell’azienda e migliorare la capacità di gestione del ciclo di vita delle informazioni.

 

Scheda

azienda: Aruba S.p.a.
sede: Soci (AR)
settore merceologico: Servizi
tipo di attività: Internet Provider
soluzione adottata: oceanoiQ
funzionalità:  Contabile e Amministrativa, Vendite e CRM, Magazzino, Acquisti,
Budget e Controllo di Gestione, Analitica
posti di lavoro: 37