La Soluzione per l'Archiviazione ottica documenti

In data 23 gennaio 2004 è stato emanato il decreto ministeriale che ha dato attuazione all’art. 7-bis del decreto legislativo n. 357/1994 che aveva introdotto alcune semplificazioni in ambito contabile, modificando anche l’art. 2220 del Cod. Civ.

In particolare il nuovo comma 3 di quest’ultimo articolo stabilisce che le scritture e i documenti contabili ”possono essere conservati sottoforma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione del soggetto che utilizza detti supporti”.

Tale disciplina era però applicabile solo in ambito civilistico, ai fini fiscali, in assenza del suddetto DM la possibilità di conservazione ottica non era di fatto praticabile, poiché non era consentita l’eliminazione degli archivi cartacei.

In questa ottica abbiamo realizzato Oceano DIGITAL. Questo modulo consente l’archiviazione ottica, con pochi clic, di documenti all’interno del gestionale da associare in numerose sezioni del gestionale, che andiamo ad elencare:

Ordini cliente
Ordini fornitore
DDT Ricevuti
DDT Ricevuti da cliente
Fatture ricevute
Note Accredito Ricevute
Richieste Acquisto
DDT emessi
DDT emessi a fornitore
Fatture emesse
Note di accredito emesse
Ricevute fiscali
Prime note contabili
Prime note contabili Prov
Prime note documenti
Prime note documenti Prov


Essendo stato integrato con tecnologia IObject, il notevole vantaggio di OndaUP/Oceano DIGITAL èquello di non dover essere allineato alle nuove versioni del gestionale, consentendo un notevole risparmio in termini di costi di manutenzione. L’applicazione TS scanner potrà essere utilizzata anche come programma indipendente dal gestionale e si collega a qualsiasi tipo di scanner. Tecno Soft consiglia l’utilizzo di uno scanner di rete come,ad esempio, il multifunzione HP 3320 che consente la scansione anche in multidocumento, garantendo così un sicuro aumento di produttività aziendale.     
Vediamo nel dettaglio alcuni esempi di utilizzo di OndaUP/Oceano DIGITAL attraverso le form sotto riportate:
L’operatore una volta registrata la fattura ricevuta, vuole archiviare otticamente il documento associandolo alla registrazione appena fatta.
Sarà sufficiente ciccare sul pop-up della maschera fatture ricevute e selezionare scansione documenti. A fare tutto il resto penserà l’applicazione. Ovviamente potrò associare più pagine o più documenti ad una singola registrazione.
Sempre dal pop-up sarà possibile in qualsiasi momento richiamare e visualizzare l’archiviazione precedentemente fatta, andando a scegliere nel caso di più documenti quello che ci interessa.
Interessante è inoltre la possibilità di salvare il documento in diversi formati tra cui .pdf  .jpeg .tiff evitando necessità di capienti HD.

Prodotto e distribuito da:

Tecno Soft srl
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