Industrie Riunite del Caffè

Industrie Riunite del Caffé s.p.a., con sede a San Martino Siccomario (PV), nasce nel 2001 come fusione di due grandi marchi storici leader nel settore della produzione e commercio del caffé: Medaglia d’Oro e Tubino.

Presente sul mercato già dal 1932, l’azienda ha raggiunto  un fatturato pari a 5 milioni di euro ed un team di collaboratori che conta ad oggi 45 persone.  Traendo forza dall’esperienza maturata nel corso degli anni e grazie all’utilizzo delle migliori materie prime, Industrie Riunite del Caffé propone una vasta gamma di soluzioni, fornendo al cliente non solo qualità dei prodotti, ma anche dei servizi offerti.
L’azienda propone alla propria clientela i servizi di commercio, torrefazione, vendita e confezionamento di caffé in grani e macinato soprattutto per bar, ma anche per la grande distribuzione, che rappresenta oggi il 15% del fatturato aziendale.
Con 10 centri di distribuzione dislocati in tutto il centro-nord della penisola, Industrie Riunite del Caffé è una società in rapida evoluzione, come dimostra la recente inaugurazione del nuovo centro operativo di Livorno.

Le esigenze

“In fase di meccanizzazione iniziale della società utilizzavamo un software creato appositamente sulla base delle nostre richieste. Il programma era scritto in Cobol e nativo in ambiente Unix – ci spiega Danilo Truffa, Responsabile amministrativo – La rigidità dell’applicazione e la difficoltà di personalizzazione ci hanno spinto ben presto verso la decisione di effettuare una software selection che ci portasse alla scelta di un prodotto più intuitivo e flessibile” – aggiunge Gianluca Bietti, Amministratore Delegato.  “L’esigenza aziendale era quella di adottare un sistema che consentisse la gestione integrata di tutte le aree aziendali, ma il software IBM, valutato inizialmente poiché già personalizzato per la problematica delle torrefazioni, risultava per noi troppo complesso e poco intuitivo”.
La scelta del software adeguato era dettata anche dall’esigenza di importare nel gestionale informazioni provenienti dall’area commerciale della tentata vendita: i terminalini usati dagli agenti, infatti, sono dotati ancora oggi di un sistema operativo in Dos, che genera file di testo difficilmente interfacciabili con un applicativo standard.  “I nostri agenti – spiega Bietti – necessitano di informazioni sempre aggiornate ed in tempo reale, occorre che abbiano la possibilità di disporre rapidamente di dati come la situazione creditizia del cliente, sconti e ultimi prezzi applicati, vendite effettuate, etc”.
Il I gennaio 2005 è inoltre entrato in vigore il regolamento CE 178/2002 che obbliga le società del comparto agroalimentare alla rintracciabilità dei propri prodotti: si rendeva quindi necessaria una funzionalità che permettesse di identificare ogni singolo lotto di produzione in modo univoco. La scelta di Industrie Riunite del Caffé è ricaduta su Onda, ritenuto un applicativo aperto e facilmente personalizzabile per le esigenze aziendali.

Le soluzioni

“Quando Industrie Riunite del Caffé si rivolse a noi – spiega Alberto Nicrosini di ATC Service Srl, Rivenditore Autorizzato EdiSoftware – ci trovammo di fronte la problematica di far dialogare i terminali portatili usati dalla Forza Vendita con il gestionale Onda. I tracciati record generati non erano modificabili, quindi difficilmente interfacciabili”.
Un’esigenza pienamente soddisfatta dal modulo XML Import/Export di Onda, al quale ATC Service ha affiancato un’utile schermata personalizzata che permette l’allineamento dei dati bidirezionale dai terminali al gestionale: il tutto semplicemente on demand.
Per mezzo di questa procedura di importazione, l’agente è in grado di scaricare, attraverso una connessione modem o via cavo seriale, i dati di vendita (DDT, fatture, incassi, eventuali nuove anagrafiche e note di accredito) generando un file di testo che, una volta trasformato in file XML, aggiorna i dati presenti nel database gestionale.
L’azienda è inoltre in grado di fornire alla propria rete di vendita informazioni aggiornate: le Anagrafiche cliente e articoli, gli articoli cliente e le eventuali scadenze aperte, sono sempre a disposizione dell’agente che usufruisce quindi di tutti gli strumenti utili per svolgere al meglio la propria attività.
“Con l’entrata in vigore della nuova regolamentazione sulla tracciabilità dei prodotti alimentari – continua Nicrosini – ci concentrammo sulla personalizzazione di alcune stampe che, per legge, dovevano permettere di risalire al lotto iniziale di produzione.”
In fase di caricamento del finito di produzione a magazzino, viene attribuito il lotto identificativo e si procede con l’etichettatura del prodotto. A questo punto, in fase di stampa del DDT e della fattura, viene indicato, per ogni riga di codice articolo, il lotto di appartenenza, in modo che sia sempre possibile risalire alla storia del singolo prodotto e fornire così le garanzie richieste dalla normativa vigente.

Vantaggi della soluzione

“La scelta del software Onda e il prezioso supporto di ATC Service – afferma Bietti – hanno permesso ad Industrie Riunite del Caffé di raggiungere un’informatizzazione integrata, vale a dire unicità del dato in tutto il sistema operativo, indipendentemente dal sistema informatico da cui è rilevato”.
“In precedenza la contabilità aziendale veniva gestita in parte con Excel – continua Alberto Nicrosini – con evidenti problemi di possibilità di errore data dalla compilazione manuale dei dati.  Integrare il gestionale con i terminali in dotazione alla forza vendita ha significato eliminare la fase di riscrittura dei dati da parte del personale di sede, ottimizzando e snellendo lo scambio bidirezionale delle informazioni.  La soluzione è, peraltro, utilizzabile da tutte le aziende che utilizzano i terminali portatili di Aton/Infos”.
La produttività degli agenti è stata migliorata grazie alla reperibilità delle informazioni in tempo reale: il fatto di avere a disposizione dati sulle condizioni di pagamento, insoluti e pagamenti del cliente, permette di minimizzare errori e tempi, con conseguente riduzione dei costi.
“Tra le prossime future implementazioni è prevista la realizzazione di un Cruscotto Cliente nel quale, oltre alla situazione fatturato per prodotto e agli insoluti, saranno presenti informazioni relative alla situazione delle macchine in comodato d’uso presso i clienti e lo stato degli eventuali finanziamenti in essere” - Conclude Gianluca Bietti.

Scheda

azienda: Industrie riunite del Caffè S.p.A.
sede: San Martino Siccomario (PV)
settore merceologico: Produzione
tipo di attività:  Alimentare
soluzione adottata: onda
funzionalità: Amministrativa, Vendite, Acquisti, Magazzino, Distinta Base
posti di lavoro: 6